W czasach, kiedy Internet stał się powszechnie dostępnym narzędziem, z którego korzysta już każdy przedstawiciel marketingu i każdy prezes, okazuje się, że magiczne pojęcia procedura i komunikacja zaczynają być sprawą niezbędną do zrobienia czegokolwiek w sieci. Dzisiaj za projektowanie Internetu bardzo często biorą się ludzie, którzy nigdy wcześniej tego nie robili, ale korzystają z niego na co dzień, więc co w tym trudnego. A po chwili na każdym kolejnym kroku produkcji okazuje się, że trud jest całkiem spory.
Dlaczego tak bardzo ważne jest, żeby każda osoba zaangażowana w projekt wiedziała dokładnie jakie obszary do niej należą?
Czas
Bez zastosowania odpowiedniego schematu komunikacji w agencji, nie dość że tracimy czas, to tracimy też energię na wielokrotne wykonywanie prostych czynności, których wykonanie można było ograniczyć, a nieraz zautomatyzować.
Pewne proste zasady wdrożone na początku projektu mogą znacząco przyspieszyć jego realizację. Oczywiście wszystko pod warunkiem, że do stosowania ustalonego schematu uda się zmusić wszystkich uczestników projektu.
Nerwy
Sytuacja, w której każdy wie, który obszar do niego należy jest dla większości ludzi bardzo komfortowa. Wykonywanie powierzonych zadań, kiedy każdy dokładnie wie jaki obszar do niego należy, powoduje, że nikt nie boi się że na koniec i tak będzie wielka improwizacja, z której wyniknie dla niego dodatkowa praca, nadgodziny itp. To bardzo ważne, szczególnie w środowisku IT, gdzie ludzie są specyficzni – zadaniowi i konkretni, a obarczanie ich dodatkowymi zajęciami poza pierwotnie ustalonym planem zwykle spotyka się ze sprzeciwem.
Pieniądze
Kiedy ułożymy plan działania i organizacji projektu, okazuje się, że z części elementów można zrezygnować, lub może je wykonać jedna osoba. Każde niepotrzebne ogniwo na etapie produkcji to zbędne koszty.
Co na to poradzić?
Na samym początku projektu trzeba usiąść z całym zespołem i podzielić pracę. Truizm, ale nie każdemu przychodzi do głowy, że to „bezproduktywne” spotkanie może uratować projekt.
Ustalmy więc:
- Kto jest odpowiedzialny za komunikację z klientem i od kogo wychodzą wszystkie wiadomości.
- Kto jest odpowiedzialny za koordynację projektu. Dobrze, żeby była to osoba, która zna wszystkie szczegóły ustaleń z klientem, oraz taka która może i potrafi przekazać te ustalenia pozostałym osobom zaangażowanym w projekt.
- Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie specyfikacji i wszelkich szczegółowych elementów projektu (makiety, schematy, opisy).
- Kto wykonana poszczególne prace (programowanie, grafiki etc.)
Po ustaleniu odpowiedzialności trzeba ustalić harmonogram. Nie wszyscy członkowie zespołu będą pracować równocześnie, nie możemy przecież rozpocząć programowania bez ustalenia co dany program ma robić. Zatem kolejność działań i terminy.
Terminy przyjmowane ze zdrowym rozsądkiem. Z doświadczenia wiem, że na każdy termin należy nałożyć rezerwę, w tym największą na projekty graficzne – klient bowiem zawsze ma uwagi, ma ich dużo i bardzo rzadko podaje je wszystkie na raz. Każdy projekt osiąga x-nastą wersję, zanim klient ostatecznie uzna ją za poprawną. To zawsze zajmuje najwięcej czasu.
Na koniec zazwyczaj klient nie będzie brał już poprawki na to, że to on wstrzymał nam projekt, a termin minął. I tak na przykład, kiedy wiem, że projekt graficzny przygotujemy w 2 dni, w harmonogramie zakładam na to 7-8. Przy innych etapach produkcji na szczęście rezerwy wystarczają dużo mniejsze, po 2-3 dni.
Jak policzyć ile czasu łącznie potrzeba na projekt?
Najlepiej sprawdza się wykres Gantt’a. Doświadczony project manager zwykle wie które etapy produkcji odbywają się po których, a które mogą trwać równolegle. Zaczepia odpowiednie elementy w wykresie i wszystko liczy się samo. Tej wiedzy nabywa się z doświadczeniem, jest to jedna z najważniejszych części prowadzenia projektu i to właśnie tutaj najczęściej wykładają się początkujący. Jak sobie może poradzić początkujący? Musi liczyć na to, że wykonawcy podadzą mu realne terminy, dołożyć do tego kawałek rezerwy i mieć nadzieję. A z czasem sam będzie umiał wycenić czas pracy na poszczególnych etapach.
Czy to oznacza, że każdy może prowadzić projekty?
Uważam, że nie. Oczywiście każdy może próbować, żeby dowiedzieć się, czy jest w stanie skoordynować działania przy produkcji. Prowadzenie projektów wymaga jednak trochę więcej. Niezbędna jest wiedza merytoryczna na temat tego jak buduje się serwisy internetowe. Bez niej szybko wracamy do problemów z czasem, nerwami i pieniędzmi. Niestety project manager, który nie wie na jakich etapach projekt wymaga akceptacji i jak dokładnie wytłumaczyć klientowi co otrzymał, nie jest w stanie poprowadzić projektu ani w zakładanym budżecie, ani czasie. I to jest największa bolączka z jaką dziś musiałam się uporać :)
